EVALUASI KESIAPAN TRANSFORMASI DIGITAL: ANALISIS HAMBATAN SISTEM MANUAL DALAM INVENTARISASI KOLEKSI PERPUSTAKAAN SD LABORATORIUM UM

Abstract

Inventarisasi koleksi merupakan kegiatan penting dalam pengelolaan perpustakaan sekolah, namun pada praktiknya masih banyak dilakukan secara manual. Perpustakaan SD Laboratorium UM hingga saat ini menggunakan buku induk dan pencatatan sederhana berbasis Microsoft Excel dalam proses inventarisasi koleksi, yang berpotensi menimbulkan berbagai kendala. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi hambatan sistem inventarisasi manual serta mengevaluasi kesiapan perpustakaan dalam menghadapi transformasi digital pengelolaan koleksi. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi terhadap pustakawan, pengelola perpustakaan, dan dokumen inventaris. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem manual menimbulkan hambatan berupa risiko kesalahan pencatatan, keterlambatan pembaruan data, proses pemeriksaan koleksi yang memakan waktu, ketidakterpaduan data, serta belum tersedianya standar operasional prosedur tertulis. Meskipun demikian, perpustakaan menunjukkan kesiapan awal untuk melakukan transformasi digital yang ditandai oleh kesadaran pengelola, ketersediaan sarana dasar, dan adanya rencana pengembangan sistem otomasi. Penelitian ini menyimpulkan bahwa transformasi digital perlu dilakukan secara bertahap untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan koleksi perpustakaan sekolah.

Collection inventory is a crucial activity in school library management; however, in practice, it is still largely conducted manually. The library of SD Laboratorium UM currently relies on an inventory book and basic record keeping using Microsoft Excel, which may lead to various management constraints. This study aims to identify the obstacles of a manual inventory system and to evaluate the library’s readiness for digital transformation in collection management. A descriptive qualitative approach was employed, with data collected through observation, interviews, and documentation involving librarians, library managers, and inventory records. The findings reveal that the manual system results in several challenges, including the risk of recording errors, slow data updates, time-consuming collection checking, lack of integrated data, and the absence of written standard operating procedures. Nevertheless, the library demonstrates an initial readiness for digital transformation, indicated by managerial awareness, the availability of basic facilities, and plans to develop an automated library system. This study concludes that gradual digital transformation is necessary to improve the effectiveness and efficiency of school library collection management.